Notat im Unternehmen: Datenschutz und Aufnahmerecht

Zwei Seiten für Datenschutzbeauftragte, IT und Betriebsräte im deutschsprachigen Raum. Stand: 17. Oktober 2026, Notat 0.4.1. Keine Rechtsberatung – die Bewertung im Einzelfall trifft die eigene Rechtsabteilung. Technische Grundlage: die Datenschutzerklärung.

1. Was Notat ist

Eine macOS-App, die Notizen als Markdown-Dateien in einem Ordner führt, Aufgaben daraus in den Kalender schreibt und Besprechungen lokal transkribiert. Kein Cloud-Dienst. Es gibt keinen Anbieter-Server, kein Benutzerkonto, keine Telemetrie und keine Fernwartung.

2. Der entscheidende Unterschied zu KI-Notizdiensten

Da Notat personenbezogene Daten nicht an den Hersteller übermittelt, entsteht kein Auftragsverarbeitungsverhältnis. Es ist ein lokal installiertes Werkzeug wie ein Textverarbeitungsprogramm.

Vollständig lokaler Betrieb ist eine unterstützte Betriebsart. Notizordner auf einem lokalen oder betriebseigenen Laufwerk, Zielkalender „Auf meinem Mac“: Dann verlässt außer der täglichen Update-Prüfung nichts das Gerät – bei vollem Funktionsumfang einschließlich Aufnahme, Transkription, Sprecherzuordnung und Zeitblöcken. Wer synchronisieren will, nutzt dafür die Dienste, die im Haus ohnehin freigegeben sind (Microsoft 365, Nextcloud, Dateiserver); Notat bringt dabei keinen weiteren Anbieter ins Spiel.

3. Baustein für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)

Zum Übernehmen und Anpassen:

• Verarbeitungstätigkeit: Protokollierung von Besprechungen und persönliche Aufgabenplanung mit lokaler Software (Notat).
• Verantwortlicher: das eigene Unternehmen.
• Auftragsverarbeiter: keiner für die App selbst. Bestehende Verträge gelten weiter für die Dienste, die Ordner und Kalender synchronisieren (z. B. Microsoft 365, iCloud, Nextcloud), und für die Bezugsquellen der Modelldateien (einmaliger Download).
• Kategorien betroffener Personen: Beschäftigte, Gesprächspartner in Besprechungen, ggf. Kunden und Lieferanten.
• Kategorien von Daten: Namen und Rollen aus Kalendereinträgen, Gesprächsinhalte als Audio und Text, Aufgaben und Termine.
• Empfänger: keine durch die App. Bei lokalem Speicherort und lokalem Kalender überhaupt keine. Werden Cloud-Dienste als Speicherort oder Kalender gewählt, sind das die bereits vertraglich gebundenen Dienste des Unternehmens.
• Drittlandtransfer: keiner durch die App.
• Speicherorte: lokaler Ordner des Beschäftigten; Termine im dienstlichen Kalender.
• Löschfristen: nach interner Vorgabe, siehe Abschnitt 6.
• Technische und organisatorische Maßnahmen: Festplattenverschlüsselung (FileVault), Bildschirmsperre, Geräteverwaltung, Zugriffsrechte auf dem Dateiablageort.

4. Aufnahmen: der rechtlich heikle Teil

Nicht die Technik ist die Hürde, sondern das Mitschneiden an sich. Das gilt für Notat wie für jedes andere Werkzeug.

• § 201 StGB – Vertraulichkeit des Wortes. Das heimliche Aufnehmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar. Aufnahmen brauchen die Kenntnis aller Beteiligten. Praktisch: zu Beginn ansagen, im Kalendereintrag vermerken, Widerspruch akzeptieren.
• Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Intern trägt in der Regel eine Betriebsvereinbarung oder das berechtigte Interesse; gegenüber Externen ist die Einwilligung der übliche Weg. Eine Einwilligung muss freiwillig sein – in einem Meeting mit Vorgesetzten ist das eine echte Hürde.
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Mitbestimmung. Software, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, ist mitbestimmungspflichtig. Eine Transkriptionsfunktion fällt darunter, auch wenn sie lokal läuft. Der Betriebsrat ist vor der Einführung zu beteiligen.
• Was für Notat spricht: Die Aufnahme startet ausschließlich der Nutzer selbst, sie liegt als Datei in seinem Ordner, und weder Arbeitgeber noch Hersteller haben einen technischen Zugriffsweg darauf. Eine zentrale Auswertung ist ohne weitere Maßnahmen nicht möglich – das erleichtert die Argumentation gegenüber dem Betriebsrat erheblich.
• Was Notat nicht löst: Die Ansage- und Einwilligungspflicht bleibt beim Nutzer. Lokal heißt datensparsam, nicht erlaubnisfrei.

Vorschlag für eine Ansage: „Ich zeichne dieses Gespräch für mein Protokoll auf. Die Aufnahme bleibt auf meinem Rechner und wird nach der Protokollerstellung gelöscht. Widerspricht jemand?“

5. Bot-Sperren in Teams und Zoom

Microsoft blockiert externe Notiz-Bots in Teams seit Sommer 2026 standardmäßig; viele Organisationen sperren Otter, Fireflies und Read.ai ausdrücklich. Notat schickt keinen Bot in die Besprechung, sondern schneidet den Ton des Rechners mit. Technisch ist das kein Teilnehmer und wird von solchen Sperren nicht erfasst. Rechtlich ändert das nichts: Die Regeln aus Abschnitt 4 gelten unverändert, und eine Richtlinie, die Aufnahmen untersagt, gilt auch hier.

6. Empfohlene Regeln für den Einsatz

1. Aufnahme immer ansagen, Widerspruch respektieren, Aufnahme dann nicht starten.
2. Rohaufnahmen nach dem Protokoll löschen, spätestens nach 30 Tagen. Notat kann die Audiodatei nach der Transkription automatisch verwerfen (Einstellungen → Transkription, „Aufnahme behalten“ abschalten).
3. Transkripte wie Besprechungsprotokolle behandeln: gleiche Ablage, gleiche Fristen.
4. Keine Aufnahmen in Personalgesprächen, Betriebsratssitzungen und überall dort, wo besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO zur Sprache kommen.
5. Notizordner auf ein verschlüsseltes Laufwerk legen (FileVault ist Pflicht) und dorthin synchronisieren, wo dienstliche Dokumente ohnehin liegen.
6. Zielkalender für Zeitblöcke bewusst wählen: Ein dienstlicher Kalender synchronisiert die Titel zum Anbieter, ein lokaler Kalender („Auf meinem Mac“) nicht. Für besonders schutzbedürftige Bereiche lässt sich Notat vollständig lokal betreiben.

7. Fragen, die in Prüfungen kommen

Wohin gehen die Daten? Nirgendwohin. Die App hat einen einzigen regelmäßigen Netzwerkzugriff: den täglichen Abruf einer Textdatei von notat.app (Webhoster Host Europe) für die Update-Prüfung. Die Serverprotokolle werten wir nur als Tageszahlen aus (aktive Installationen) und löschen sie spätestens am Ende des Folgemonats. Modelle werden einmalig auf Klick geladen. Vollständige Liste in der Datenschutzerklärung. Wohin Notizen und Termine wandern, bestimmt allein die Wahl von Speicherort und Zielkalender – beide können lokal sein.

Wie prüfen wir das? Im Terminal, während die App läuft: if pgrep -qx Notat; then lsof -nP -i | grep -cw Notat; else echo "Notat läuft nicht"; fi (erwartet: 0; Gegenprobe mit grep -cw rapportd auf einen Systemdienst liefert eine Zahl größer null), oder eine Netzwerküberwachung wie Little Snitch. Der Quelltext kann für eine Prüfung bereitgestellt werden.

Was ist mit der KI? Die Spracherkennung ist whisper.cpp, die Zusammenfassung ein optionales lokales Modell. Beide laufen als Prozesse auf dem Gerät, ohne Netzzugang. Es gibt keine Anbindung an OpenAI, Anthropic oder einen anderen Dienst. Die MCP-Schnittstelle stellt Notizen einem KI-Assistenten auf demselben Rechner bereit; welcher das ist und wohin dieser seinerseits Daten sendet, entscheidet der Nutzer.

Wer haftet? Der Verantwortliche bleibt das Unternehmen. Der Hersteller hat keinen Datenzugriff und kann folglich weder Auskunft erteilen noch löschen – beides erledigt der Nutzer selbst an den Dateien.

Was passiert, wenn der Hersteller aufhört? Die Notizen sind gewöhnliche Markdown-Dateien und bleiben in Obsidian, Notepad oder jedem Editor lesbar. Es gibt keine Datenbank und kein proprietäres Format, aus dem etwas exportiert werden müsste.